Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Spendlayer is de verkoper van de dienst en de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven. Dat betekent dat Spendlayer bepaalt waarom en hoe deze gegevens worden verwerkt. Vragen of privacyverzoeken kun je indienen via support.

Welke gegevens we verwerken

We verwerken identificatie- en accountgegevens, zoals je naam, zakelijk e-mailadres, organisatie en inloggegevens; antwoorden uit de Spend Check, waaronder sector, omzetklasse, uitgaven, gebruikte providers, contract- en tariefinformatie; geüploade transactiebestanden en genormaliseerde transactieregels; berekeningsresultaten, monitoringvoorkeuren en supportberichten.

Daarnaast verwerken we technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens, beveiligingslogs en gebeurtenissen die aangeven welke productstap is gestart of afgerond. Stripe verwerkt betaal- en facturatiegegevens voor bestellingen als onze betaaldienst.

Onafgeronde Spend Checks worden eerst alleen in je eigen browser bewaard, zodat je kan stoppen en later verdergaan.

Doeleinden en wettelijke grondslagen

We verwerken account-, bedrijfs- en analysegegevens om je account aan te maken, de gevraagde analyse en monitoring te leveren, resultaten te bewaren en support te bieden. De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6, lid 1, onder b AVG).

We verwerken technische, gebruiks- en beveiligingsgegevens voor fraudepreventie, beveiliging, foutopsporing en verbetering van de dienst. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om een betrouwbare en veilige dienst aan te bieden (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Waar toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor niet-essentiële cookies of bepaalde marketing, gebruiken we toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Gegevens die we wettelijk moeten bewaren verwerken we vanwege een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c AVG).

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken je financiële gegevens niet voor advertenties.

Wie er bij kan

Alleen leden van jouw eigen organisatie. Gegevens zijn per organisatie afgeschermd op databaseniveau en geüploade bestanden staan in private opslag die niet publiek benaderbaar is. Ons supportteam gebruikt storingsreferenties zonder financiële inhoud.

Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met dienstverleners voor hosting, database, private bestandsopslag, e-mail, analytics en support; met professionele adviseurs zoals juristen en accountants; en met bevoegde autoriteiten wanneer de wet dat vereist. Voor de verkoop van abonnementen delen we de benodigde bestel- en accountgegevens met Stripe. Stripe verwerkt betalingen en verzorgt belastingafhandeling, facturatie en terugbetalingen. De actuele leverancierslijst staat bij de subverwerkers; onze verwerkersovereenkomst beschrijft onze verwerking voor zakelijke klanten.

Bewaren en verwijderen

Account-, organisatie- en analysegegevens blijven bewaard zolang je account of organisatie actief is en daarna alleen zolang dat nodig is voor geschillen, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Je kan een import verwijderen, gegevens exporteren of je organisatie of account laten verwijderen via je gegevens. Support- en beveiligingsgegevens bewaren we niet langer dan nodig voor hun doel. Gegevens worden daarna verwijderd of geanonimiseerd. Stripe bewaart facturatiegegevens volgens de eigen wettelijke bewaarplichten.

Je rechten

Onder de AVG kun je recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Inzage en export kun je waar beschikbaar zelf uitvoeren; andere verzoeken kun je indienen via support. We antwoorden in beginsel binnen één maand.

Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen.

Beveiliging

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangsbeperkingen, private bestandsopslag, organisatiegebonden toegangsregels en logging. Geen enkele methode is volledig risicoloos, maar we beoordelen en verbeteren deze maatregelen doorlopend.

Meten en cookies

We gebruiken essentiële browseropslag voor taalkeuze, sessies, beveiliging en om een onafgeronde analyse te bewaren. We meten alleen beperkt productgebruik, zoals welke stap is gestart of afgerond en wanneer. Er gaan geen bedragen, transactieteksten of bestandsinhoud naar analytics. We gebruiken geen advertentiecookies en volgen je niet over andere websites. Niet-essentiële cookies worden alleen gebruikt met toestemming; je kunt zulke voorkeuren via je browser of de aangeboden cookie-instellingen aanpassen.